OTOMATISASI KANTOR

1. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.Kata “Otomatisasi” ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.
Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:
1. WORD PROCESSING
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
2. ELECTRONIC MAIL
Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3. VOICE MAIL
Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
6. VIDEO CONFERENCING
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. VIDEO TEXT
Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual pada layar crt.
10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL
Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

D. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor
Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak, maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan. Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:
1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.

E. Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.

Iklan

CUTI PEGAWAI

Cuti
Pengertian Cuti
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu.
Tujuan pemberian cuti adalah dalam rangka usaha untuk menjamin kesegaran jasmani dan rohani.

Manfaat cuti
1.Hilangkan Jenuh
2.Buat Anda Lebih Produktif
3.Mendapatkan Inspirasi Baru

Tujuan cuti
Untuk memberikan kesempatan istirahat bagi PNS dalam rangka menjamin kesegaran jasmani dan rohaninya.
Untuk kepentingan PNS yang bersangkutan.

Jenis-jenis cuti
a.Cuti Tahunan
1.Telah bekerja sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun secara terus menerus
2.PNS yang menjadi Guru tidak berhak atas Cuti Tahunan.
Persyaratan :
1. Surat permohonan permintaan cuti tahunan;
2. Foto copy Surat Izin Cuti sebelumnya
3. Surat pengantar dari instansi masing-masing
b.Cuti besar
1.Telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus.
2.PNS yang menjalankan Cuti Besar tdk berhak menerima tunjangan jabatan.
3.Melaksanakan ibadah keagamaan.
Persyaratan :
1.Surat Permohonan Permintaan Cuti Besar;
2.Tanda bukti setor / keterangan lain bagi yang melaksanakan ibadah / umrah;
3.Foto Copy SK Pangkat Terakhir yang dilegalisir oleh yang berwenang;
4.Surat pengantar dari instansi masing-masing.
c.Cuti Sakit
1.PNS yang sakit selama 1 (satu) atau 2 (dua) hari hrs memberitahukannya kepada atasannya.
2.PNS yang sakit lebih dari 2 (dua) s/d 14 (empat belas) hari harus mengajukan Cuti Sakit tertulis dgn melampirkan surat keterangan dokter.
3.PNS yang telah menderita sakit selama 1 thn 6 bln dan belum sembuh dari penyakitnya harus diuji kembali oleh tim dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan
Persyaratan :
1.Surat Permohonan Permintaan cuti sakit;
2.Surat pengantar dari instansi masing-masing;
3.Surat keterangan dokter/tim dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan.
 
d.Cuti Karena Alasan Penting
1.Ibu, Bapak, Isteri/Suami, anak, adik, kakak, mertua/menantu sakit keras/meninggal dunia.
2.Melangsungkan perkawinan yang pertama dan perkawinan kedua
Persyaratan :
1.Surat Permohonan Permintaan cuti karena alasan penting;
2.Surat pengantar dari instansi masing-masing;
3.Surat keterangan dokter/surat keterangan lainnya (sesuai alasan cuti);
4.Surat Keterangan Janda / Duda untuk yang melaksanakan perkawinan kedua.
e.Cuti Bersalin
1.Untuk persalinan pertama, kedua dan ketiga.
2.Lamanya cuti bersalin adalah 1 (satu) bulan sebelum dan 2 (dua) bulan sesudah persalinan
Persyaratan :
1.Surat Permohonan Permintaan cuti bersalin;
2.Surat pengantar dari instansi masing-masing;
3.Surat keterangan dokter/Bidan.
f.Cuti Di luar Tanggungan Negara
1.PNS yang telah bekerja sekurang-kurangnya 5 tahun terus-menerus karena alasan pribadi yang penting dan mendesak.
2.Selama menjalankan cuti diluar tanggungan negara tidak berhak mendapat penghasilan dari negara.
3.PNS yang tdk melaporkan diri kembali setelah hbs masa menjalankan cuti diluar tanggungan negara diberhentikan dgn hormat sbg PNS.
4.PNS yang melaporkan diri setelah habis menjalankan cuti diluar tanggungan negara maka :
oApabila ada lowongan ditempatkan kembali;
oApabila tdk ada lowongan, maka Pimpinan Instansi melaporkannya kepada Kepala BKN untuk ditempatkan pada Instansi lain;
oApabila penempatan yang dimaksud dlm huruf b) tdk mungkin, maka PNS yang bersangkutan diberhentikan dari jabatannya dgn mendapat hak-hak kepegawaian menurut perundang-undangan yang berlaku;
oPermohonan cuti diluar tanggungan negara harus mendapat persetujuan dari BKN.
Persyaratan :
1.Surat Permohonan Permintaan cuti diluar tanggungan negara;
2.Surat keterangan sesuai dgn alasan cuti diluar tanggungan;
3.Surat persetujuan BKN;
4.Surat pengantar dari instansi masing-masing

Dasar hukum cuti
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil.
Keputusan Bersama 3 Menteri mengenai Cuti Bersama.
Surat Edaran Nomor SE – 3559 /MK.1/2009